Sähköposti on erinomainen kanava mainostaa yrityksesi palveluita. Tarvitset kuitenkin strategian, joka kattaa sähköpostiviestien sisällön, ajoituksen ja tekniset yksityiskohdat. Mainontasi tavoittaa vain osan sähköpostiviestien vastaanottajista, jos unohdat kiinnittää huomiota viestien teknisiin yksityiskohtiin.
Tässä artikkelissa kerromme, millaisia tekniikoita markkinoinnissa kannattaa käyttää, jotta sillä saadaan tavoitettua kaikki vastaanottajat. Haluamme selittää asiaa tavalla, joka auttaa sinua aloittamaan keskustelun yrityksesi IT-vastaavan tai IT-palveluntarjoajasi kanssa.
SPF
Ensimmäinen tekniikka, SPF (Sender Policy Framework) kertoo vastaanottajille, että IP-osoitteistasi lähetetyt sähköpostit ovat luotettavia ja että ne on lähetetty yrityksestäsi ja verkkotunnuksestasi.
Jos haluat lisätä SPF:n yrityksesi verkkotunnukseen, pyydä IT-vastaavaasi tai IT-palveluntarjoajaasi liittämään DNS-rekisteriin TXT-tietue, josta käy ilmi, mitä IP-osoitteita yrityksesi käyttää postitukseen. Kun asiakas saa sinulta sähköpostia, hänen sähköpostipalvelimensa tarkistaa, että sähköpostiviestin IP-osoite vastaa DNS-rekisteriin syöttämääsi IP-osoitetta.
DKIM
Toinen tekniikka, validointimenetelmä DKIM (DomainKeys Identified Mail) vahvistaa, että vastaanottajalle saapuneet sähköpostiviestit ovat alkuperäisiä ja ettei kukaan ole peukaloinut niitä matkan varrella.
IT-vastaavasi tai IT-palveluntarjoajasi liittää DNS-rekisteriinne TXT-tietueen, joka sisältää niin sanotun julkisen avaimen. Julkisen avaimen pariksi luodaan yksityinen avain sähköpostipalvelimesi DKIM-allekirjoitusten luomiseen.
DMARC
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sitoo yhteen SPF:n ja DKIM:n, eikä sitä voi käyttää ilman niitä. DMARCin avulla saat ilmoituksen, jos lähtevät sähköpostiviestit eivät täytä SPF- ja/tai DKIM-vaatimuksia. DMARC kertoo myös, mitä näille poikkeamille tulee tehdä – virheelliset viestit voi esimerkiksi laittaa karanteeniin tai hylätä. DMARC lähettää sinulle poikkeamaraportteja, joista näet, käytetäänkö verkkotunnustasi väärin. Saatat esimerkiksi saada raportin, jonka mukaan verkkotunnuksestasi tuleva viesti hylättiin, koska sen DKIM-todennus epäonnistui.
DMARCin soveltamiseksi IT-vastaavasi liittää DMARC-käytännön yrityksesi DNS-rekisteriin. Suosittelemme aloittamaan käytännöllä, joka ei aseta kohteita karanteeniin tai hylkää niitä. Näin voitte tarkistaa, että SPF ja DKIM toimivat oikealla tavalla. Kun asetukset on tarkistettu, voitte DMARCiin tiukemmat säännöt.
Seuraa mustia listoja
Mustat listat ovat yksinkertaisesti tietokantoja verkkotunnuksista, jotka on ilmoitettu roskapostin lähettäjiksi. Mustille listoille päätyy verkkotunnuksia, joita käytetään tietojenkalasteluun, petosyrityksiin ja roskapostin lähettämiseen. Valitettavasti jopa vakavasti otettavia toimijoita saattaa päätyä mustille listoille. Useimmat sähköpostipalvelut käyttävät näitä tietokantoja roskapostin suodattamiseen. Jos verkkotunnuksesi siis päätyy jollekin näistä listoista, lähettämäsi sähköpostit päätyvät automaattisesti vastaanottajan roskapostikoriin.
Jos huomaat, että yrityksesi verkkotunnus on mustalla listalla, ota yhteyttä mustan listan omistajiin ja pyydä heitä poistamaan tiedot.
Mitä muuta voit tehdä välttääksesi sähköpostiesi päätymisen roskapostiin
- Käytä selkeää ja tunnistettavaa osoitetta
Vastaanottajien täytyy pystyä tunnistamaan, että sähköposti on juuri sinulta. - Vältä tiettyjä sanoja
Joidenkin sanojen käyttö varsinkin otsikossa (esimerkiksi ”ilmainen”, ”tarjous” tai ”voitto”) saattaa lähettää viestin suoraan roskapostiin. - Muista linkki tilauksen peruuttamiseen
Uutiskirjeissä ja mainoksissa tulee lain mukaan olla selkeä linkki, jonka kautta vastaanottaja voi helposti peruuttaa tulevien postitusten tilauksen. - Kiinnitä huomiota viestin ulkoasuun
Pidä teksti ja kuvat tasapainossa ja käytä HTML:ää oikein, jotta vältyt roskapostisuodattimilta. - Testaa viesti aina ennen sen lähettämistä
Muista testata sähköpostiviestit aina ennen niiden lähettämistä, jotta ne eivät jää roskapostisuodattimiin.
Näiden neuvojen avulla toivomme asiakasviestintäsi vahvistuvan entisestään ja että yrityksesi viesti leviää turvallisemmin.
