E-mailen er en udmærket kanal til at markedsføre virksomheders tjenester, men det kræver en strategi, der tager højde for både indhold, timing og tekniske detaljer. De tekniske detaljer kan være lette at glemme, og det kan medføre, at markedsføringen kun når ud til en del af alle modtagerne.

I denne artikel forklarer vi, hvilke teknikker der bør være på plads, for at din markedsføring skal nå ud til alle dine modtagere. Vi har valgt at forklare det på en sådan måde, at det hjælper dig til at føre en samtale med din IT-ansvarlige eller IT-leverandør.

SPF

Den første teknologi hedder SPF, hvilket står for Sender Policy Framework. SPF er en måde at fortælle modtagerne på, at e-mails, som sendes fra dine IP-adresser, er legitime og repræsenterer din virksomhed og dit domæne.

Vil du tilføje en SPF til dit maildomæne, skal din IT-ansvarlige eller IT-leverandør tilføje en TXT-mail i DNS-registret, hvor det fremgår, hvilke IP-adresser din virksomhed bruger til udsendelse af mails. Når en kunde får en e-mail fra jer, vil kundens e-mailserver kontrollere, at IP-adressen i e-mailen stemmer overens med den, du har angivet i din DNS.

DKIM

Den anden teknologi er en valideringsmetode, som hedder DKIM, og det står for DomainKeys Identified Mail. DKIM validerer, at den e-mail, som modtageren får i sin indbakke, er originalbeskeden, og at den ikke er blevet ændret af en anden undervejs.

For at anvende DKIM tilføjer din IT-ansvarlige eller IT-leverandør en TXT-mail i jeres DNS-register. Denne mail indeholder en såkaldt offentlig nøgle. Den offentlige nøgle oprettes sammen med en privat nøgle, som bruges til at anvende DKIM-signering på jeres e-mailserver.

DMARC

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) bygger videre på SPF og DKIM og kan ikke bruges uden dem. DMARC gør det muligt at modtage beskeder, hvis udgående e-mails ikke opfylder kravene til SPF og/eller DKIM, og angiver, hvad der skal ske med disse afvigelser, som at sætte fejlagtige beskeder i karantæne eller afvise dem. Med DMARC får du rapporter om afvigelser, hvilket hjælper dig med at se, om dit domæne misbruges af trusselsaktører. Du kan for eksempel få en rapport om, at e-mails fra dit domæne blev stoppet, fordi DKIM-autentiseringen mislykkedes.

For at anvende DMARC skal administratoren tilføje en DMARC-politik i jeres DNS. Et godt råd er at starte med en politik, der ikke sætter objekter i karantæne eller afviser dem. Først skal I være sikre på, at jeres SPF og DKIM fungerer ordentligt. Når I senere føler jer sikre på, at jeres indstillinger er korrekte, kan I gå videre og indstille strengere regler i din DMARC.

Hold øje med sortlister

Sortlister er kort fortalt en database med domæner, der er blevet rapporteret som uønskede mails. Her vil domæner, der bruges i forbindelse med phishingskampagner, bedrageriforsøg, havne sammen med useriøse spamaktører. Desværre ender selv seriøse aktører nogle gange på disse lister. Problemet er, at de fleste e-mailtjenester bruger disse databaser til at frasortere uønskede mails. Så hvis dit domænenavn havner på en af disse lister, vil dine e-mails automatisk lande i modtagerens spambakke.
Opdager man, at virksomhedens domæne står på en sortliste, skal man kontakte ejerne af sortlisten og bede dem om at fjerne oplysningerne.

Flere ting for at undgå at havne blandt uønskede mails

  • Brug en tydelig og genkendelig afsenderadresse
    Modtagerne skal hurtigt kunne identificere, at e-mailen kommer fra dig.
  • Undgå bestemte ord
    Ord som “gratis”, “tilbud” og “fortjeneste”, især i emnelinjen, kan udløse filtret for uønskede mails.
  • Inkluder et afmeldingslink
    Hvis det er et nyhedsbrev eller en reklame, skal du ifølge loven have et tydeligt link, hvor modtageren nemt kan afmelde sig fra fremtidige udsendelser.
  • • Brug layoutet på en klog måde
    Afbalancer tekst og billeder, og brug HTML korrekt for at undgå at blive fanget af filtre.
  • • Test altid inden udsendelse:
    Sørg for at teste dine e-mailbeskeder, før du sender dem, så du kontrollerer, at de ikke bliver fanget af filtret for uønskede mails.

Med disse råd håber vi, at din kundekommunikation styrkes yderligere, og at din virksomheds budskab bliver spredt på en mere sikker måde.